Inventário de estoque em São Paulo: como funciona e como se preparar

Inventário físico é contar o que existe no estoque, comparar com o saldo do sistema e corrigir as diferenças deixando registro de cada ajuste. Parece simples, mas um inventário mal preparado gera números errados, ajustes no escuro e a sensação de que “contar não adianta”.

Quando fazer um inventário completo

• Fechamento do ano ou do balanço, para o valor do estoque na contabilidade refletir o que existe de verdade.
• Troca de sistema (ERP), para não levar saldo errado para o sistema novo.
• Mudança de galpão ou de layout, aproveitando que tudo vai ser movimentado.
• Quando ninguém confia mais no saldo: vendas de itens que não existem, compras repetidas e ajustes frequentes.
• Entrada de sócio, venda da empresa ou auditoria, quando o estoque precisa ser comprovado.

Se a dúvida é só “o meu saldo está muito errado?”, um Raio-X do Estoque por amostragem responde mais rápido e ajuda a decidir se o inventário completo é necessário.

Como funciona um inventário bem feito

1. Preparação. Relatório de saldo exportado do sistema (código, descrição, unidade, quantidade e custo), mapa dos endereços, itens avariados e de terceiros separados e identificados.
2. Corte das movimentações. Combinar antes como tratar entradas e saídas durante a contagem: pausa, horário de corte ou registro para conciliar depois. É a principal fonte de diferença falsa.
3. Contagem cega. Quem conta não vê o saldo do sistema. Assim a pessoa conta o que está na prateleira, não o que espera encontrar.
4. Recontagem das divergências. Toda diferença é contada de novo, de preferência por outra pessoa, antes de virar ajuste.
5. Conciliação. Sistema × físico item a item, com o valor de cada diferença. Faltas e sobras somadas separadamente.
6. Relatório e causas. O ajuste corrige o saldo; entender a causa reduz a chance de a diferença voltar no mês seguinte.

O que define o prazo

Não existe prazo padrão. O tempo depende principalmente de:

• quantidade de itens diferentes (SKUs) e de endereços;
• organização: produto endereçado e etiquetado se conta muito mais rápido;
• unidade de medida: itens vendidos em metro, quilo ou fração exigem mais cuidado;
• controle de lote e validade, que multiplica as linhas a contar;
• possibilidade de parar ou não a expedição.

Por isso o prazo e o tamanho da equipe entram na proposta só depois de entender a operação.

Checklist de preparação

• Relatório de saldo do sistema gerado no horário do corte.
• Notas de entrada pendentes lançadas ou separadas.
• Pedidos separados e não faturados identificados.
• Avariados, devoluções e itens de terceiros em área própria.
• Endereços e prateleiras identificados.
• Caixas abertas fechadas ou identificadas com a quantidade.
• Uma pessoa da empresa que conheça os produtos para tirar dúvidas.
• Regra combinada para itens sem cadastro encontrados na contagem.

Inventário de estoque em São Paulo com a Lastro

A Lastro atende empresas da cidade de São Paulo com equipe própria de contagem, sistema de contagem com leitor de código de barras e relatório com faltas e sobras em reais. A contagem pode ser programada para fim de semana, conforme o escopo combinado.